Как выбрать программу для бюджетирования

С чего начать выбор

Сначала определите, что вы бюджетируете: деньги (бюджет движения денег), прибыль (бюджет доходов и расходов) или оба сразу. Затем решите, кто участвует: только финансовая служба или руководители подразделений, которые вносят свои цифры и отвечают за отклонения. От этого зависит, нужны ли согласование и разграничение прав.

Отдельно ответьте, насколько вам нужна точность факта. Если бюджет нужен для общего ориентира, подойдёт отдельный сервис. Если по нему принимают решения об оплате, факт должен совпадать с учётом.

Восемь критериев подробнее

• Источник факта. Лучше, когда факт уже лежит в учётной системе и попадает в план-факт без выгрузки. Ручной ввод превращает программу в тот же Excel.
• Общие статьи и разрезы. Статьи, подразделения, проекты и юрлица в плане и факте должны быть одними и теми же.
• Таблица бюджета. Вставка из Excel, формулы в ячейке, ввод итога за год с раскладкой по месяцам, комментарии и история изменений.
• Версии и сценарии. Утверждённая версия не должна меняться молча, а сравнение плана, прогноза и сценариев должно быть в один клик.
• Согласование. Календарь бюджетного цикла, маршрут, статус каждого подразделения.
• Лимиты. Заявка на оплату сверх бюджета должна предупреждать, уходить на согласование или блокироваться, в зависимости от правила.
• Отклонения. Не только цифра, но и расшифровка: какие документы и платежи её дали.
• Стыковка с учётом. Права доступа, интеграции с банком и документами, выгрузка отчётов.

Отдельный сервис или ERP

Готовые сервисы быстро запускаются и закрывают план-факт по деньгам, но факт в них поступает из банка или выгрузки, и детализация зависит от того, что загружено. Бюджетирование внутри ERP опирается на проведённые документы, поэтому цифру можно раскрыть до проводки, а лимит применить в момент заявки на оплату. Цена за это: придётся вести учёт в той же системе.

Вопросы поставщику до покупки

• Откуда берётся факт и как часто обновляется?
• Можно ли вставить в таблицу диапазон из Excel и протянуть формулу?
• Что происходит с заявкой на оплату, если лимит исчерпан?
• Как хранятся версии и можно ли сравнить две?
• Что вы получите через год: выгрузка данных, API?

Что уже есть в Akeda ERP

Факт в Akeda ERP уже ведётся документами и регистрами, поэтому план-факт строится без выгрузок. Бюджетирование доступно: бюджет движения денег и бюджет доходов и расходов по месяцам и таблица на год с загрузкой из Excel; версии бюджета: черновик, утверждение, утверждённая версия не меняется, версии можно сравнить; план-факт рядом с отчётом о движении денег с пояснениями отклонений; скользящий прогноз по истории факта; консолидация группы юрлиц без внутренних оборотов; сводка руководителя.

Лимиты на заявках на оплату: остаток бюджета виден в заявке, режимы «запрет» и «предупреждение», допуск, отметка «Сверх лимита» с отдельным этапом согласования, резервы по договорам. Лимиты действуют, когда в кабинете утверждён бюджет, включён контроль и настроен маршрут согласования.

В работе, без обещанных сроков: сценарии (оптимистичный, пессимистичный, стресс), мультивалютность, комментарии к ячейкам, ИИ-пояснения отклонений.